Política de Protección de Datos Personales SHAPER LYNN
1 ALCANCE Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de SHAPER LYNN considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de Datos Personales, (en adelante LA EMPRESA).
2 IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SHAPER LYNN sociedad con domicilio en Oikos Autopista Medellín K 5 Vía Bogotá, of. 301, Bogotá, Colombia. Correo electrónico ventasonline@shaperlynn.com teléfono (+57) 3125625900.
3 DEFINICIONES
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
- Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
- Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
- Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
- Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro del país.
- Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
4 TRATAMIENTO LA EMPRESA, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores.
5 FINALIDAD Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA con las siguientes finalidades: 5.1. Para el envío de información a sus trabajadores y familiares; 5.2. Para la prestación de los servicios de salud a los familiares de los trabajadores de LA EMPRESA beneficiarios del servicio de salud; 5.3. Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de LA EMPRESA; 5.4. Para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos por parte del área de servicio al cliente, la evaluación de la calidad de su servicio al cliente, entre otros; 5.5. Para la interacción con sus Distribuidores y de sus obligaciones legales con sus trabajadores, entre otros. 5.6. Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones, entre otros; 5.7. Para la verificación de saldos de sus acreedores; 5.8. Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores; 5.9. Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos a nivel mundial; 5.10. Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia; 5.11. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales; 5.12. Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
6 DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento: 6.1. Conocer los Datos Personales sobre los cuales LA EMPRESA está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 6.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA para el Tratamiento de sus Datos Personales. 6.3. Ser informado por LA EMPRESA, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales. 6.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales. 6.5. Solicitar a LA EMPRESA la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 11 de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y LA EMPRESA, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos. 6.6. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.
7 ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA La Gerencia de SHAPER LYNN tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de LA EMPRESA, están obligados a reportar estas Bases de Datos a la Gerencia y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.
La Gerencia también ha sido designada por LA EMPRESA como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
8 AUTORIZACIÓN LA EMPRESA debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento. 8.1. Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales. 8.2. Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que LA EMPRESA realice el Tratamiento de sus Datos Personales. Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por LA EMPRESA, tales como: – Por escrito, diligenciando un formato de autorización como el indicado en el anexo 1. – De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia. – Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales. – Mediante la factura de venta en la cual se relacionan todos los datos del cliente necesarios para la elaboración de la misma.
IMPORTANTE: En ningún caso LA EMPRESA asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca. Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por LA EMPRESA, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.
9 AVISO DE PRIVACIDAD En aquellos casos en que no sea posible poner a disposición del Titular la presente Política de Tratamiento de la Información, LA EMPRESA informará a los Titulares mediante aviso de privacidad, el cual se encontrará disponible en la página web de la compañía www.shaperlynn.com.co
10 LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES LA EMPRESA solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular aquellos Datos Personales que sean pertinentes y adecuados en relación con la finalidad para la cual fueron recolectados o requeridos conforme con la normatividad vigente. Los Datos Personales sujetos a Tratamiento, no podrán ser utilizados por un tiempo superior al necesario para alcanzar la finalidad de dicho Tratamiento, para lo cual deberá atenderse a lo siguiente: a. Los Datos Personales cuya recolección tenga lugar en razón de la relación laboral de empleados y ex empleados de LA EMPRESA podrán ser almacenados por el término máximo de veinte (20) años contados a partir de la fecha de retiro del trabajador de LA EMPRESA; b. Los Datos Personales relacionados con la prestación de servicios de salud a los familiares de los empleados de LA EMPRESA, podrán ser almacenados por el término máximo de veinte (20) años; c. Los Datos Personales necesarios para la liquidación, pago y soporte de la nómina y prestaciones sociales de los trabajadores de LA EMPRESA, podrán ser almacenados por el término máximo de veinte (20) años; d. Los Datos Personales utilizados para la consolidación de informes contables y financieros, así como aquellos requeridos para la ejecución de las relaciones contractuales con sus proveedores y distribuidores, podrán ser almacenados por el término máximo de veinte (20) años; e. Los Datos Personales utilizados para las obligaciones de los clientes de LA EMPRESA, podrán ser almacenados por el término máximo de veinte (20) años; f. Los Datos Personales utilizados para la evaluación de calidad del servicio de los clientes, así como la consolidación de informes y estadísticas comerciales podrán ser almacenados por el término máximo de veinte (20) años;
11 PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES Para la atención de peticiones, quejas y reclamos, para la rectificación, actualización, supresión o para revocar la autorización, el Titular de la información o sus causahabientes podrán utilizar cualquiera de los canales dispuestos por LA EMPRESA para este fin, tales como, líneas de atención al cliente, chat, correos electrónicos, página web o de manera personal en nuestras oficinas ubicadas en la dirección indicada en el numeral 2 de esta política.
La petición, queja o reclamo, deberá ser presentada por el Titular o su representante legal, en los términos previstos por la normatividad vigente, para lo cual debe suministrar la siguiente información:
- Nombre y documento de identificación del Titular
- Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar a la solicitud.
- Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado de la solicitud.
- Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.
El término máximo previsto por la ley para resolver la solicitud es de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, LA EMPRESA informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan, el Titular que se considere afectado podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio.
12 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, LA EMPRESA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realiza el Tratamiento de Datos Personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.
13 VIGENCIA La presente Política de Protección de Datos Personales es efectiva a partir del 27 de junio de 2024.
